Sjálfvirk greiðslumiðlun: Í nútíma gistirekstri treystum við sífellt meira á tækni til að hagræða rekstrinum og bæta upplifun gesta. Hótelstjórnendur treysta á sjálfvirka ferla í utanumhaldi bókana og spara þannig mörg handtökin. Það eru breyttir tímar frá því sem áður var og hafa rekstraraðilar, sem nýta sér tæknina til fulls, meiri tíma aflögu fyrir sitt starfsfólk til þess að sinna framvirkum verkefnum, rekstrinum í hag.

Innheimta áður fyrr

Það eru ekki mörg ár síðan stærri hótel og hótelkeðjur voru með fleiri en einn eða fleiri en tvo starfsmenn til þess eins að ganga úr skugga um að allar bókanir væru örugglega rukkaðar á réttu verði og réttu gengi. Bókarinn og endurskoðandinn voru kallaðir inn til þess að lesa yfir hverja bókun í hótelbókunarkerfinu og handfæra inn þær upplýsingar sem reikna þurfti virðisaukaskattinn af.

Tæknin hefur svo sannarlega snert ferðaþjónustuna eins og aðrar atvinnugreinar og það með góðum hætti svo að ofangreindir starfshættir eru liðin tíð hjá flestum. 

Sjálfvirk greiðslumiðlun

Megininntak þessarar greinar fjallar um sjálfvirka greiðslumiðlun og hvernig tæknin getur sparað rekstraraðilum tíma og oft á tíðum verulegar fjárhæðir á árlegum grundvelli. 

Flestir, ef ekki allir, rekstraraðilar í gistirekstri þekkja tilfinninguna þegar annasamur dagur er að kveldi kominn og þreyta í mannskapnum, þá þarf að setjast niður fyrir framan hótelbókunarkerfið með posa í annarri og kaffibolla í hinni. Nú skal rukka eins og vindurinn þær bókanir sem komu inn í dag, bókanir dagsins í dag, bókanir sem falla inn fyrir afbókunarskilmála hótelsins næstu vikuna og óendurgreiðanlegar bókanir sem ná langt fram í tímann. Þetta er sviðsmynd sem margir rekstraraðilar þekkja af góðu og illu. Hér skal sækja tekjurnar inn í búið en hér gerast oft mistökin sem koma svo niður á tekjunum með neikvæðum hætti.

Handvirkt innheimtuferli getur verið tímafrekt, viðkvæmt fyrir villum og getur haft áhrif á afkomu hótelsins. Sjálfvirkt innheimtuferli í gegnum hótel stjórnunarkerfi getur á hinn bóginn sparað bæði tíma og peninga fyrir hótelið. Skoðum dæmi:

Sparnaður í sjálfvirkri greiðslumiðlun

Við skulum sjá fyrir okkur 50 herbergja hótel með 75% nýtingu á ársgrundvelli og meðalverð herbergis 20.000 krónur. Á þessu tiltekna hóteli hefur verið tekin ákvörðun um að nýta sér sjálfvirkni þegar kemur að greiðslum fyrir hótelgistingu. Stjórnendur gera sér grein fyrir því að með því að nýta sér tækni sem býður upp á sjálfvirkni í greiðsluferli í hótelbókunarkerfinu kemur það til með að hafa aukinn kostnað í för með sér í formi hærri færslugjalda hjá greiðsluhirði sem er oft á bilinu 0.3 - 0.5% aukning miðað við venjulega verðskrá.

Þá er hægt að spyrja sig, af hverju ætti stjórn hótelsins að innleiða tækni sem ber með sér aukinn kostnað fyrir reksturinn? 

Nú, stjórn hótelsins hefur tekið saman þann tíma sem fer í að rukka öll viðskipti sem fara í gegnum posakerfi hótelsins, horft á verðmæti þeirra starfskrafta sem sinna þeirri vinnu og litið til framtíðar með það að leiðarljósi að nýta krafta þeirra til frekari verðmætasköpunar fyrir hótelið. 

Ef tekið er mið af 20.000 ISK sem meðalverði þá eru árlegar tekjur hótelsins 274 milljónir miðað við tæplega 13.700 seldar nætur sem er afrakstur 75% nýtingar á hótelinu.

Nú eru ekki öll herbergi seld á erlendum sölurásum eða í gegnum heimasíðu fyrirtækisins. Hótelið selur 30% af herbergjum beint til ferðaskrifstofa í gegnum reikningsviðskipti á Travia markaðstorginu og eru þar af leiðandi að rukka 9.600 bókanir árlega á kreditkort viðskiptavina. Samkvæmt mælingum hótelsins tekur að meðaltali 3 mínútur frá starfsmanni að rukka hverja bókun sem eru þá í heildina um 480 klukkustundir árlega eða 60 heilir vinnudagar.

Með því að taka ofangreindar upplýsingar og setja svo í samhengi við kostnað sem tengist starfsfólki er hægt að komast að niðurstöðu um hvort vænlegra sé fyrir hótelið að nýta sjálfvirkni í innheimtu kreditkorta eða tíma starfsfólks. 

Laun starfsmanna eru ólík milli hótela svo við tökum mið af hóflegu meðaltali í tímagjaldi sem nemur 3.500 ISK og þá eru tekin inn í dæmið launatengd gjöld, vaktaálag o.s.frv. Miðað við þessar forsendur og þá staðreynd að á bilinu 0.2-0.5% af handfærðum bókunum innihalda villu af einhverju tagi (bókun er ekki rukkuð, hún rukkuð á röngu gengi o.s.frv.) er hægt að reikna sig fram til kostnaðar á bilinu 1,5 - 2 milljónir árlega.

Frá þessari tölu drögum við frá þann kostnað sem leggst á hverja færslu sem hótelið greiðir fyrir sjálfvirka greiðsluhirðu og komumst að eftirfarandi niðurstöðu:

• Kostnaður vegna sjálfvirkrar greiðsluhirðu = 9.600 x 20.000 x 0.45% = 865 þúsund
• Árlegur sparnaður = 700.000 - 1.2 milljónir.

Af ofangreindu dæmi má draga allskonar ályktanir og setja spurningamerki við þær forsendur sem nýttar eru í dæmið. Þannig má færa rök fyrir því að hótel og gististaðir á Íslandi eru jafn ólík eins og þau eru mörg. 

Góður rekstur verður betri rekstur

Það sem greinarhöfundur er að reyna að kasta ljósi á með þessari grein er hins vegar möguleikarnir sem opnast þegar sjálfvirkni, sem kemur í stað handavinnu, er tekin inn í rekstur gististaða. Handvirk greiðsluhirða hefur oftast í för með sér möguleika á mannlegum mistökum og mögulegum tekjuleka tengdum þeim.

Í dæminu hér að ofan reiknuðum við okkur fram á sparnað fyrir hótelið sem kemur sér vel fyrir bókhald rekstursins en við reiknuðum okkur sömuleiðis fram á tímasparnað upp á nánast þrjá mánuði fyrir einn starfsmann fyrirtækisins. 

Sá tími sem farið hefur í að rukka kreditkort viðskiptavina getur sem dæmi nýst í frekari markaðssetningu og að efla viðskiptatækifæri til dæmis með því að opna á samstarf við ólíkar ferðaskrifstofur á Travia. Tími gefst til að straumlínulaga innri verkferla hótelsins, útbúa tilboð og auglýsingar á ólíkum miðlum og svo mætti lengi telja. 

Þegar allt kemur til alls þá getur sjálfvirknivæðing skapað tíma fyrir þig til þess að vinna í því sem þér þykir raunverulega skemmtilegt, vinna í verkefnum sem setið hafa á hakanum, sinna gestunum þínum betur og hlúað að öðrum þáttum í rekstrinum.